Die versteckten Kosten im BackOffice

Die versteckten Kosten im BackOffice - Was du als Unternehmer wissen solltest

Der unterschätzte Kostenfaktor

Der KPI im Unternehmen ist Umsatz - oder doch der Gewinn? Am Ende des Tages mit oder ohne Kostenperspektive?

Während du als Unternehmer ständig darauf achtest, dass dein Umsatz wächst und deine Kunden zufrieden sind, bleibt oft ein Bereich im Schatten: das BackOffice. Dabei kann ein professionelles und gut organisiertes BackOffice den entscheidenden Unterschied machen – doch was heißt das auf der Kostenseite, ein "professionelles" BackOffice zuhaben? Wenn wir gemeinsam einen detaillierten Blick auf die BackOffice-Kosten werfen, entsteht häufig einen AHA-Moment, wie hoch dieser Anteil an den Gesamtausgaben wirklich ist.

Kennst du deine wahren Kosten?

Hand aufs Herz: Weißt du genau, wie viel dein BackOffice dich monatlich kostet? Wenn du zögerst, bist du in guter Gesellschaft. Viele Unternehmer haben keinen präzisen Überblick über diese Ausgaben. Die Kosten sind oft verteilt auf verschiedene Abteilungen und Budgets oder sind völlig versteckt in den Opportunitätskosten, was einen klaren Blick auf die Gesamtkosten erschwert. Diese Unkenntnis ist nicht nur ein buchhalterisches Problem – sie kann handfeste Auswirkungen auf deine Rentabilität haben.

Die Kostentreiber im Backoffice

1. Personalkosten: Der größte Brocken

Personalkosten sind oft der Löwenanteil deiner BackOffice-Ausgaben. Aber es geht hier um mehr als nur Gehälter:

• Gehälter und Sozialabgaben: Ein einzelner BackOffice-Mitarbeiter kann dich (in Vollzeit) leicht 40.000 bis 60.000 Euro jährlich kosten – und das ist nur die Spitze des Eisbergs.
• Onboarding-Kosten für neue Mitarbeiter: Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter bindet Ressourcen und verursacht zusätzliche Kosten. Zusätzlich fallen Kosten für die Hardware und den Arbeitsplatz an.
• Ausgaben für Krankheits- und Urlaubstage: Diese indirekten Kosten können die Produktivität erheblich beeinträchtigen, da die liegengebliebene Arbeit oft auf dem Schreibtisch des Unternehmers landet, was zusätzliche Belastungen und hohe Kosten verursacht.
• Freiwillige soziale Aufwendungen: Diese sind zwar oft freiwillig, aber dennoch ein relevanter Kostenfaktor.
• Fluktuationsrisiko: Durch Schwangerschaft und Kündigung können die Personalkosten schnell in die Höhe steigen, wenn kurzfristig ein (interner) Ersatz gefunden werden muss.
  

2. Tools und Software: Die digitalen Helfer

Moderne Unternehmen kommen ohne spezialisierte Softwarelösungen nicht mehr aus. Die Kosten für Lizenzen, Wartung und Updates können sich summieren:

• Office-Pakete: 10-20 Euro pro Nutzer/Monat
• Buchhaltungssoftware: 30-100 Euro pro Monat
• CRM-Systeme: 50-150 Euro pro Nutzer/Monat
• Projektmanagement-Tools: 10-30 Euro pro Nutzer/Monat

Bei fünf Mitarbeitern können sich diese Kosten schnell auf 500-1.500 Euro monatlich summieren. Hinzu kommt, dass viele Unternehmen verschiedene Tools parallel nutzen, was die Ausgaben unnötig in die Höhe treibt, wenn die Nutzung nicht optimiert wird.

3. Steuerberater: Notwendiges Übel oder wertvolle Investition?

Steuerberater sind für viele Unternehmen unverzichtbar, aber sie sind auch ein signifikanter Kostenfaktor.

Die Kosten können je nach Unternehmensgröße und Komplexität stark variieren und steigen oft, wenn Unternehmen wachsen oder sich Gesetzgebungen ändern.

• Monatliche Buchhaltung:400-1000 Euro
• Jahresabschluss: 1.000-3.000 Euro
• Steuererklärungen: 250-1.000 Euro pro Jahr

4. Externe Dienstleister: Die flexible Alternative

Viele Unternehmen setzen zunehmend auf externe Dienstleister, die flexibel sind und fachliche Defizite ausgleichen, die in ihrem Team nicht vorhanden sind.

• Virtual Assistant: 25-50 Euro pro Stunde, häufig ohne passende fachliche Qualifikation
• CFO as a Service: 1.000-3.000 Euro monatlich

Dein Backoffice neu gedacht

All diese Kosten summieren sich – und oft bleibt das volle Ausmaß unentdeckt, bis es zu spät ist. Die versteckten Kosten belasten nicht nur das Budget, sondern können auch die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit deines Unternehmens beeinträchtigen. Es lohnt sich daher, das BackOffice regelmäßig zu überprüfen und neue Strategien in Betracht zu ziehen, um langfristig Einsparungen zu erzielen und die Abläufe zu optimieren.

Der BackOfficer Kostenrechner, unser Hilfsmittel für dich

Der BackOfficer Kostenrechner ist ein Tool, mit dem du ganz einfach einen ersten Eindruck bekommen kannst, wie hoch deine monatlichen BackOffice-Kosten wirklich sind. Du beantwortest lediglich einige Fragen, wie zum Beispiel, wie viele Eingangs- und Ausgangsrechnungen in deinem Unternehmen anfallen und wer die vorbereitende Buchhaltung übernimmt (du als Unternehmer, Buchhalter, Werkstudent etc.). Im Anschluss erhältst du eine erste Einschätzung, ob wir günstiger sind und wie viel du sparen kannst, wenn du auf BackOfficer setzt.

Dein Backoffice als Erfolgsfaktor

Indem du deine Kosten genau kennst, schaffst du die Grundlage für ein effizientes und profitables Unternehmen. Ein professionell geführtes Backoffice ist nicht nur ein Kostenfaktor, sondern ein echter Erfolgsfaktor für dein Unternehmen.

Wir unterstützen dich gerne auf dem Weg hin zu einem professionellen BackOffice und erörtern mit dir die Möglichkeiten in einem Erstgespräch.

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*inkl. Urlaubsvertretung, inkl. Krankheitsvertretung und flexibel aufstockbar